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Signaturen und Zeitstempel für elektronische Freigabeprozesse und Genehmigungsverfahren

Einzelsignaturen, Mehrfachsignaturen und Parallelsignaturen für Ihre rechtssicheren Geschäftsprozesse

Zur Abwicklung von Geschäftsprozessen ist häufig die nachweisbare Erstellung, Überarbeitung von Dokumenten und Freigabe durch verschiedene Mitarbeiter erforderlich. Nicht selten sind diese räumlich von einander getrennt. Dies bedeutet hohe Kosten für Kopien und Transport von Akten. Hinzu kommen lange Prozesslaufzeiten, die ebenfalls Kosten nach sich ziehen. Sobald alle Freigaben erteilt wurden, ist die meist längerfristige Aufbewahrung der Dokumente notwendig, um den Prozess rechtssicher zu dokumentieren.

Durch Einsatz von Signaturen und Zeitstempeln können Workflow-Prozesse papierlos und dennoch rechtssicher abgebildet werden. Freigabeprozesse lassen sich so auch über räumliche Distanzen hinweg beschleunigen und Kosten, z.B. für Kopien, Druck, Versand und Archivierung, reduzieren.

Zusätzlich von Vorteil ist die Möglichkeit des zentralen Monitorings von elektronischen Prozessen. So kann jederzeit korrigierend eingegriffen werden, wenn ein Prozess ins stocken gerät. Gleiches gilt bei der Beobachtung von Fehlern und Manipulationen. Diese zusätzliche Kontroll- und Dokumentationsmöglichkeit ist insbesondere hilfreich für Prozessverantwortliche, die mehrere Freigabeverfahren gleichzeitig beobachten, dokumentieren und abschließend genehmigen müssen.