Signaturen und Zeitstempel für die elektronische Patientenakte, zur Ergänzung von KIS und Langzeitarchivierung

Für Krankenhäuser eignen sich eine Vielzahl von Signatur- und Zeitstempel Produkte aus unserem Portfolio. Durch deren Einsatz werden z.B. Patientenakten elektronisch in den Krankenhäusern bereitgestellt. Dies gilt sowohl für originär elektronische Patientenakten, als auch Akten in Papierform, die im Krankenhaus selbst oder über Dienstleister per Massenbelegerfassung digitalisiert und signiert werden. Mit unseren Signaturprodukten lassen sich Einzel-, Komfort- und Stapelsignaturen bequem und sicher je nach Anforderung der individuellen Krankenhausprozesse kombinieren.

Qualifizierte Zeitstempel aus dem akkreditierten AuthentiDate Trust Center, z.B. zum Nachsignieren im Rahmen der rechtssicheren Langzeitarchivierung, runden unser Krankenhausangebot ab.

 

Braunschweiger Regeln

Konkrete, praxisbezogene Orientierungshilfe des CCESigG für alle Kliniken, die
auf elektronische Dokumentation umsteigen möchten.

1. Generelle Verwendung archivgeeigneter Dateiformate (z.B. PDF/A) sowie qualifizierter elektronischer Signaturen und Zeitstempel mit Anbieterakkreditierung durch die Bundesnetzagentur (nachfolgend als akkreditierte Signatur bzw. akkreditierter Zeitstempel bezeichnet).

2. Akkreditierte Signatur originär elektronischer Dokumente, für die gesetzliche Regelungen die Schriftform fordern (grundsätzlich kann die Schriftform – unterschriebenes Papierdokument – gemäß § 126a Abs. 1 BGB durch die elektronische Form ersetzt werden).

3. Akkreditierte Signatur für Dokumente zur externen Verwendung und für interne Dokumente, die einen besonders hohen Stellenwert (z.B. Beweisinteresse) haben.

4. Akkreditierter („Eingangs-“) Zeitstempel für Dokumente externer Einsender.
(Kann auch durch Regel Nr. 6 umgesetzt werden).

5. Geeignetes Authentifizierungsverfahren für alle sonstigen Dokumente.

6. Zeitnahe Archivierung der Dokumente, Protokoll- und Verifikationsdaten in einem revisionssicheren Archiv mit akkreditiertem („Archiv-“) Zeitstempel, in jedem Fall innerhalb von maximal 24 Stunden nach Erstellung oder Erhalt.

7. Absicherung des Betriebes des elektronischen Archivs nach dem Stand der Technik durch Umsetzung allgemein anerkannter Regelungen und Normen (z.B. ISO 27001,BSI) – im Idealfall Nachweis durch ein Zertifikat.

8. Hash- und Signaturerneuerungen gemäß den Vorgaben der Bundesnetzagentur; Datei- und Medienkonvertierungen gemäß den Empfehlungen der BMWi-Studie TransiDoc.

9. Generelle Vermeidung von Medienbrüchen. Falls dennoch ersetzendes Scannen erforderlich ist:

  a. Aufbewahrung der Originaldokumente, für die gesetzliche Regelungen die
  Schriftform fordern und keine Erlaubnisvorschrift zum ersetzenden Scannen
  besteht.

  b. Verwendung eines abgesicherten Scannverfahrens nach dem Stand der
  Technik mit akkreditierter Signatur und / oder akkreditiertem Zeitstempel
  durch qualifiziertes eigenes Personal oder einen geeigneten externen
  Dienstleister.

  c. Sicherstellung des uneingeschränkten Fortbestands des
  Versicherungsschutzes.

10. Dokumentation und Handlungsanweisungen hinsichtlich der Verfahren, des Einsatzes der Signatur und weitergehender Regelungen (Verantwortlichkeiten, Datenschutz, Aktenstruktur etc.) in einer Archivordnung.